Mehr als eine Twitter Wall: Social Media für Events

Mehr als eine Twitterwall: Social Media für Events

Die Messe- und Event-Saison 2017 ist längst in vollem Gange – so präsentiert sich beispielsweise die Hightech-Branche in wenigen Wochen wieder auf der CeBIT in Hannover.

Messen oder Firmenevents bieten natürlich eine gute Gelegenheit, um auf sich aufmerksam zu machen – nicht zuletzt im Netz. Doch die Erfahrung zeigt: Selbst große und bekannte Unternehmen tun sich mitunter erstaunlich schwer damit, die Social-Media-Kommunikation rund um ihre zentralen Auftritte strategisch zu planen und umzusetzen.

Social Media für Events machen sich nicht nebenher

Beispiel: Ein „hohes Tier“ kommt zwei Wochen vor dem Event auf die Idee, dass dieses Ereignis unbedingt auch auf Twitter & Co. Widerhall finden sollte. Warum? Mitbewerber XY hat das neulich auch so toll gemacht! So kurz vor knapp ist das Kind dann allerdings schon so gut wie in den Brunnen gefallen. Zeit bleibt jetzt höchstens noch für ein paar kosmetische Notmaßnahmen.

Beispielsweise kann man eine schicke Twitterwall organisieren – bloß, was soll da eigentlich draufstehen? Spätestens bei dieser Frage wird klar: Die Social-Media-Kommunikation muss genauso geplant werden wie die Location, der Messestand oder die Kundenmeetings und Vorträge.

Grundsätzlich verläuft die Kommunikation für Events in drei Phasen: Vor, währenddessen und nach dem Event. Das gilt natürlich auch für den Social-Media-Part. Im heutigen Teil 1 meiner Blog-Serie geht es um die Frage, was Sie in der Phase VOR dem Ereignis beachten sollten.

So langfristig wie möglich planen

Das Datum für das Event steht fest, die Location bzw. der Stand sind gebucht? Das ist auch der Startschuss für die Social-Media-Kommunikation – auch wenn manche Ihrer Kollegen vielleicht meinen, dass Sie mit Ihren Tweets erst ganz zum Schluss dran sind.

Es geht los mit der Projektplanung: Welche Meilensteine müssen Sie bis wann erreichen? Welche Bedingungen müssen dafür erfüllt sein?

Damit hängt natürlich die Frage nach Ressourcen und Budget zusammen: Wie groß ist Ihr Social Team? Wer kann welche Aufgaben übernehmen? Für den Fall, dass Sie inhouse zu wenig Leute haben: Kann eine Agentur konzeptionell unterstützen und/oder die anstehenden Aufgaben vor oder während des Events mitübernehmen? Wieviel Budget bekommen Sie, um das Event auf Social zu bewerben, vor Ort professionelle Fotos oder (Live-)Videos zu produzieren oder auch spezielle Aktionen mit Influencern zu finanzieren?

Last but not least: Mit welchen Stakeholdern (PR, Kampagnen- und Eventmanagement, Vertrieb …) müssen Sie sich ab jetzt regelmäßig abstimmen, um die Social-Media-Kommunikation für das Event erfolgreich aufzusetzen? In welche Prozesse und Workflows rund um das Event sollten Sie als Social-Media-Verantwortliche/r unbedingt eingebunden werden?

Wer muss was über das Event wissen?

„Wir sind auf der CeBIT!“ Eine solche Aussage allein wird nicht unbedingt mehr Besucher an Ihren Stand locken. Klären Sie daher unbedingt so früh wie möglich einige Kernfragen, um Ihre Event-Kommunikation von Anfang an auf das richtige Gleis zu bringen:

  • Welche Ziele sollen mit dem Event erreicht werden (mehr Kunden, mehr Bekanntheit …)?
  • Welche Botschaften sollen an welche Zielgruppen (Kunden, Partner, Influencer …) vermittelt werden?
  • Welchen Nutzen haben die Besucher, wenn sie am Event teilnehmen bzw. Ihren Stand besuchen?

Auch wenn Sie nicht sofort klare Antworten bekommen: Bleiben Sie hier hartnäckig. Nur, wenn diese Fragen geklärt sind, können Sie mit dem Social-Media-Auftritt messbar zu den Zielen des Events beitragen, statt nur für ein bisschen „buntes Beiwerk“ zu sorgen.

Apropos Erfolgsmessung: Die brauchen Sie natürlich von Anfang an, damit Sie entsprechend mit Ihrer Arbeit glänzen können. Beispielsweise mit den Anmeldungen via Facebook & Co. oder mit der Reichweite, die Ihr Team via Social Media erzielen konnte.

Content-Strategie und Redaktionsplanung aufsetzen

Wenn die Fragen rund um die Kommunikationsstrategie beantwortet sind, kann es losgehen mit der Redaktionsplanung. Auch hier gilt es, für ein gutes Projektmanagement zu sorgen:

  • Content-Strategie klären: Welche Kanäle sollen bespielt werden, um wen mit welchen Botschaften zu erreichen?
  • Content-Check machen: Welche Inhalte stehen bereits als Input zur Verfügung – beispielsweise die Event-Website, Bildmaterial, das Programm, die Speaker oder besondere Highlights wie interessante Demos?
  • Content-Produktion starten: Was muss von Ihnen beziehungsweise Ihrem Team erstellt werden (z.B. Blogbeiträge, Infografiken, Teaser, Videos …)?

Um jederzeit den Überblick zu behalten, sollten Sie unbedingt einen Redaktionsplan speziell für das Event aufsetzen: Welche Inhalte sollen wann und auf welchem Kanal live gehen? Wer muss bis wann welchen Input liefern, damit das auch klappt?

Nutzen Sie bei der Redaktionsplanung auch Ihr Monitoring für die Themenfindung – gerade wenn es um große Messen geht. Was twittert beispielsweise die Konkurrenz? Welche Themen beschäftigen die Community rund um diese Messe?

Kleiner Tipp: Hashtag nicht vergessen!

Wenn Social Media für Events geplant werden, geht eine wichtige Frage oft unter: Welcher #Hashtag soll genutzt werden? Beispiel CeBIT: Reicht es, sich in den großen Stream der Nachrichten zur #CeBIT einzureihen? Oder lohnt es sich, zusätzlich einen eigenen Hashtag zu wählen und so früh wie möglich an die Fans und Follower zu kommunizieren?

Und vergessen Sie bitte nicht, den von Ihnen gewählten Hashtag vorab auf Herz und Nieren zu prüfen! Sonst tauchen Ihre Posts wohlmöglich in einer Timeline auf, die mit Ihrem Thema nur wenig zu tun hat. 😉

Im zweiten Teil meiner Blog-Serie zum Thema Event-Kommunikation via Social Media wird es um die Live-Kommunikation vor Ort gehen. Hier hilft eine gute Planung zwar ebenfalls enorm. Aber darüber hinaus sind Teamgeist, Nervenstärke, Improvisationsvermögen und natürlich ein superprofessionelles Community Management gefragt.

Einen absoluten Benchmark für eine gelungene Event-Kommunikation auf Social Media hat in jüngster Zeit natürlich die Kampagne rund um die #Elphi-Eröffnung abgeliefert. Hier gibt’s dazu mehr Informationen.

Wie sich Influencer Relations im Rahmen eines Events mit einbinden lassen, habe ich auf dem Famab Blog beschrieben.

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