Mehr als eine Twitterwall: Social Media für Events

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Die Messe- und Event-Sai­son 2017 ist längst in vollem Gange – so präsen­tiert sich beispiel­sweise die High­tech-Branche in weni­gen Wochen wieder auf der CeBIT in Hannover.

Messen oder Firmen­events bieten natür­lich eine gute Gele­gen­heit, um auf sich aufmerk­sam zu machen – nicht zulet­zt im Netz. Doch die Erfahrung zeigt: Selb­st große und bekan­nte Unternehmen tun sich mitunter erstaunlich schw­er damit, die Social-Media-Kom­mu­nika­tion rund um ihre zen­tralen Auftritte strate­gisch zu pla­nen und umzusetzen.

Social Media für Events machen sich nicht nebenher

Beispiel: Ein „hohes Tier“ kommt zwei Wochen vor dem Event auf die Idee, dass dieses Ereig­nis unbe­d­ingt auch auf Twit­ter & Co. Wider­hall find­en sollte. Warum? Mit­be­wer­ber XY hat das neulich auch so toll gemacht! So kurz vor knapp ist das Kind dann allerd­ings schon so gut wie in den Brun­nen gefall­en. Zeit bleibt jet­zt höch­stens noch für ein paar kos­metis­che Notmaßnahmen.

Beispiel­sweise kann man eine schicke Twit­ter­wall organ­isieren – bloß, was soll da eigentlich drauf­ste­hen? Spätestens bei dieser Frage wird klar: Die Social-Media-Kom­mu­nika­tion muss genau­so geplant wer­den wie die Loca­tion, der Mess­e­s­tand oder die Kun­den­meet­ings und Vorträge.

Grund­sät­zlich ver­läuft die Kom­mu­nika­tion für Events in drei Phasen: Vor, während­dessen und nach dem Event. Das gilt natür­lich auch für den Social-Media-Part. Im heuti­gen Teil 1 mein­er Blog-Serie geht es um die Frage, was Sie in der Phase VOR dem Ereig­nis beacht­en sollten.

So langfristig wie möglich planen

Das Datum für das Event ste­ht fest, die Loca­tion bzw. der Stand sind gebucht? Das ist auch der Startschuss für die Social-Media-Kom­mu­nika­tion – auch wenn manche Ihrer Kol­le­gen vielle­icht meinen, dass Sie mit Ihren Tweets erst ganz zum Schluss dran sind.

Es geht los mit der Pro­jek­t­pla­nung: Welche Meilen­steine müssen Sie bis wann erre­ichen? Welche Bedin­gun­gen müssen dafür erfüllt sein?

Damit hängt natür­lich die Frage nach Ressourcen und Bud­get zusam­men: Wie groß ist Ihr Social Team? Wer kann welche Auf­gaben übernehmen? Für den Fall, dass Sie inhouse zu wenig Leute haben: Kann eine Agen­tur konzep­tionell unter­stützen und/oder die anste­hen­den Auf­gaben vor oder während des Events mitübernehmen? Wieviel Bud­get bekom­men Sie, um das Event auf Social zu bewer­ben, vor Ort pro­fes­sionelle Fotos oder (Live-)Videos zu pro­duzieren oder auch spezielle Aktio­nen mit Influ­encern zu finanzieren?

[Tweet “Social Media für Events machen sich nicht neben­her. Pla­nen Sie deshalb so langfristig wie möglich!”]

Last but not least: Mit welchen Stake­hold­ern (PR, Kam­pag­nen- und Event­man­age­ment, Ver­trieb …) müssen Sie sich ab jet­zt regelmäßig abstim­men, um die Social-Media-Kom­mu­nika­tion für das Event erfol­gre­ich aufzuset­zen? In welche Prozesse und Work­flows rund um das Event soll­ten Sie als Social-Media-Ver­ant­wortliche/r unbe­d­ingt einge­bun­den werden?

Wer muss was über das Event wissen?

„Wir sind auf der CeBIT!“ Eine solche Aus­sage allein wird nicht unbe­d­ingt mehr Besuch­er an Ihren Stand lock­en. Klären Sie daher unbe­d­ingt so früh wie möglich einige Kern­fra­gen, um Ihre Event-Kom­mu­nika­tion von Anfang an auf das richtige Gleis zu bringen:

• Welche Ziele sollen mit dem Event erre­icht wer­den (mehr Kun­den, mehr Bekanntheit …)?
• Welche Botschaften sollen an welche Ziel­grup­pen (Kun­den, Part­ner, Influ­encer …) ver­mit­telt werden?
• Welchen Nutzen haben die Besuch­er, wenn sie am Event teil­nehmen bzw. Ihren Stand besuchen?

Auch wenn Sie nicht sofort klare Antworten bekom­men: Bleiben Sie hier hart­näck­ig. Nur, wenn diese Fra­gen gek­lärt sind, kön­nen Sie mit dem Social-Media-Auftritt mess­bar zu den Zie­len des Events beitra­gen, statt nur für ein biss­chen „buntes Bei­w­erk“ zu sorgen.

Apro­pos Erfol­gsmes­sung: Die brauchen Sie natür­lich von Anfang an, damit Sie entsprechend mit Ihrer Arbeit glänzen kön­nen. Beispiel­sweise mit den Anmel­dun­gen via Face­book & Co. oder mit der Reich­weite, die Ihr Team via Social Media erzie­len konnte.

Content-Strategie und Redaktionsplanung aufsetzen

Wenn die Fra­gen rund um die Kom­mu­nika­tion­sstrate­gie beant­wortet sind, kann es los­ge­hen mit der Redak­tion­s­pla­nung. Auch hier gilt es, für ein gutes Pro­jek­t­man­age­ment zu sorgen:

• Con­tent-Strate­gie klären: Welche Kanäle sollen bespielt wer­den, um wen mit welchen Botschaften zu erreichen?
• Con­tent-Check machen: Welche Inhalte ste­hen bere­its als Input zur Ver­fü­gung – beispiel­sweise die Event-Web­site, Bild­ma­te­r­i­al, das Pro­gramm, die Speak­er oder beson­dere High­lights wie inter­es­sante Demos?
• Con­tent-Pro­duk­tion starten: Was muss von Ihnen beziehungsweise Ihrem Team erstellt wer­den (z.B. Blog­beiträge, Info­grafiken, Teas­er, Videos …)?

Um jed­erzeit den Überblick zu behal­ten, soll­ten Sie unbe­d­ingt einen Redak­tion­s­plan speziell für das Event auf­set­zen: Welche Inhalte sollen wann und auf welchem Kanal live gehen? Wer muss bis wann welchen Input liefern, damit das auch klappt?

Nutzen Sie bei der Redak­tion­s­pla­nung auch Ihr Mon­i­tor­ing für die The­men­find­ung – ger­ade wenn es um große Messen geht. Was twit­tert beispiel­sweise die Konkur­renz? Welche The­men beschäfti­gen die Com­mu­ni­ty rund um diese Messe?

Kleiner Tipp: Hashtag nicht vergessen!

Wenn Social Media für Events geplant wer­den, geht eine wichtige Frage oft unter: Welch­er #Hash­tag soll genutzt wer­den? Beispiel CeBIT: Reicht es, sich in den großen Stream der Nachricht­en zur #CeBIT einzurei­hen? Oder lohnt es sich, zusät­zlich einen eige­nen Hash­tag zu wählen und so früh wie möglich an die Fans und Fol­low­er zu kommunizieren?

Und vergessen Sie bitte nicht, den von Ihnen gewählten Hash­tag vor­ab auf Herz und Nieren zu prüfen! Son­st tauchen Ihre Posts wohlmöglich in ein­er Time­line auf, die mit Ihrem The­ma nur wenig zu tun hat. 😉

Im zweit­en Teil mein­er Blog-Serie zum The­ma Event-Kom­mu­nika­tion via Social Media wird es um die Live-Kom­mu­nika­tion vor Ort gehen. Hier hil­ft eine gute Pla­nung zwar eben­falls enorm. Aber darüber hin­aus sind Teamgeist, Ner­ven­stärke, Impro­vi­sa­tionsver­mö­gen und natür­lich ein super­pro­fes­sionelles Com­mu­ni­ty Man­age­ment gefragt.

Einen absoluten Bench­mark für eine gelun­gene Event-Kom­mu­nika­tion auf Social Media hat in jüng­ster Zeit natür­lich die Kam­pagne rund um die #Elphi-Eröff­nung abgeliefert. Hier gibt’s dazu mehr Infor­ma­tio­nen.

Wie sich Influ­encer Rela­tions im Rah­men eines Events mit ein­binden lassen, habe ich auf dem Fam­ab Blog beschrieben.