Digitale Live-Kommunikation für Events: Cool bleiben!

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Wer auf Fir­men-Events oder Messen eine überzeu­gende dig­i­tale Live-Kom­mu­nika­tion bieten will, braucht viel Ein­satz und Pro­fes­sion­al­ität. Das The­ma Pla­nung und Vor­bere­itung von Live-Kom­mu­nika­tion habe ich hier auf dem Blog schon aus­führlich vorgestellt. Im zweit­en Teil geht es um das Geschehen vor Ort.

Ich freue mich, dass ich für diesen Part Christo­pher Becht als Inter­view-Part­ner gewin­nen kon­nte. Christo­pher ist seit 2013 Dig­i­tal Com­mu­ni­ca­tions Man­ag­er bei der Würth Elek­tron­ik eiSos Gruppe und leit­et ein dreiköp­figes Team. Dabei berichtet er direkt an den CEO.

Die mit­tel­ständis­che Elek­tron­ik- und Tech­nolo­gie­un­ternehmen Würth Elek­tron­ik eiSos Gruppe mit Sitz in Walden­burg (Hohen­lo­he) ist eines der prof­ita­bel­sten Unternehmen der Würth-Gruppe. Pas­sive Bauele­mente, E‑Mobility, Formel‑E und hochin­no­v­a­tive IoT-Pro­jek­te sind u.a. die The­men für die Kun­den der Würth Elek­tron­ik eiSos. Die gesamte Würth Elek­tron­ik Unternehmensgruppe hat aktuell 8000 Mitar­beit­er und meldete 2016 einem Umsatz von 785 Mil­lio­nen Euro.

Bei der elec­tron­i­ca 2016 in München haben Christo­pher Becht und sein Team bewiesen, dass sich dig­i­tale Live-Kom­mu­nika­tion auch in einem knall­harten B2B-Umfeld lohnt.

Ziel für die electronica 2016: Aktivste Marke in den sozialen Medien

Christo­pher, auf der elec­tron­i­ca 2016 in München habt ihr erst­mals eine richtig umfan­gre­iche dig­i­tale Live-Kom­mu­nika­tion gemacht. Warum ist die Messe so wichtig für euch?

Die elec­tron­i­ca mit über 70.000 Fachbe­such­ern aus der ganzen Welt und knapp 3000 Ausstellern ist der Branchen­tr­e­ff Num­mer Eins! Für uns geht es auf der Messe in erster Lin­ie um die Pflege von Bestand­skun­den wie Elek­tron­iken­twick­lern, mit­tel­ständis­chen Inge­nieur­büros oder Key Accounts. Dazu kommt die Neukun­dengewin­nung. Zudem sind viele junge Leute da, die ger­ade Elek­trotech­nik studieren und sich die poten­ziellen Arbeit­ge­ber anschauen. Die wollen wir natür­lich auch ansprechen, Stich­wort Employ­er Branding.

Welche Ziele woll­tet ihr auf der elec­tron­i­ca erreichen?

Wir woll­ten das sicht­barste Unternehmen unter den 3000 Ausstellern wer­den. Wir woll­ten die Top-Mei­n­ungs­führer und die aktivste Marke in den sozialen Medi­en sein, über die am meis­ten pos­i­tiv berichtet wird. Natür­lich woll­ten wir auch einen Dia­log über unsere Ser­vices und Dien­stleis­tun­gen mit unser­er Ziel­gruppe führen. Deshalb gab es auch nichts, was nicht beant­wortet wurde.Außerdem war es unser Ziel, über die Live-Kom­mu­nika­tion noch mehr Besuch­er an den Stand locken.

Twitter als wichtigster Social Kanal

Wie sah das Messe-Konzept aus?

Wir hat­ten einen 400 Quadrat­meter Stand in Halle 2 und waren über die Messe­woche hin­weg mit ca. inter­na­tionalen 420 Mitar­beit­ern vor Ort. Unser Leit­mot­to lautete: „We speed up the future“. Dahin­ter steckt unsere Tech­nolo­gie-Part­ner­schaft mit dem Team ABT Scha­ef­fler Audi Sport, das an der noch jun­gen Formel-E-Rennserie teil­nimmt. Wir haben das emo­tionale The­ma Motor­sport, nur eben vol­lelek­trisch, bei unserem Auftritt in den Mit­telpunkt gestellt. Das über­ge­ord­nete The­ma ist hier let­ztlich auch die Digitalisierung.

Nutzen die Besuch­er der elec­tron­i­ca über­haupt Social Media? Auf welchen Chan­nels wart ihr aktiv?

Klar nutzen sie diese Chan­nels! Wenn es um Tech­nik geht, erre­ichen wir unsere Ziel­grup­pen am besten über Twit­ter, das hat­ten wir schon auf der elec­tron­i­ca 2014 fest­gestellt. Daher war Twit­ter auch 2016 für uns der Haup­tkanal auf der Messe, um beispiel­sweise Aktio­nen und Präsen­ta­tio­nen am Stand anzukündi­gen. Dazu kamen Face­book, Youtube, LinkedIn und Xing.

Wie groß war dein Kom­mu­nika­tions-Team vor Ort und wie waren die Auf­gaben verteilt?

Ins­ge­samt haben sich unter mein­er Leitung vier Teams über vier Tage mit ins­ge­samt zwölf Leuten um diese The­men geküm­mert: Beweg­bild­pro­duk­tion, Live­bild­pro­duk­tion, Lead­gener­ierung via Formel E‑Rennsimulator sowie Social Media.

Live-Kommunikation: Vom Interview bis zum ersten Morgenkaffee

Was haben die Teams dann im Einzel­nen gemacht?

Bei der Bewegt­bild­pro­duk­tion wur­den um die 15 Inter­views mit ver­schiede­nen Vertretern der eiSos-Gruppe gemacht. Bei der Live­bild­pro­duk­tion wurde eine große Vide­owall von einem Kam­er­ateam mit The­men rund um das Leit­mot­to „we speed up the future“ bespielt, auch Präsen­ta­tio­nen wur­den dort live angekündigt. Ein High­light war sich­er das Inter­view mit ABT Scha­ef­fler Audi Sport Team und den Formel-E-Fahrern Daniel Abt and Lucas di Gras­si. Die Wall hat­te als optis­ch­er Teas­er die wichtige Funk­tion, die Leute von den Gän­gen auf den Stand zu locken.

Ins­ge­samt haben wir 760 Giga­byte Video­dat­en pro­duziert! Später wur­den aus dem Mate­r­i­al u.a. auch Clips für Youtube pro­duziert. In der klas­sis­chen Social Media Kom­mu­nika­tion war unser Team laufend am Stand und auf der Messe unter­wegs, um die spon­ta­nen News einz­u­fan­gen und zu posten. Beispiel: Ein­fach in die Erleb­niswelt der User ein­tauchen und ein Foto vom ersten Mor­genkaf­fee mit unserem fre­undlichen Stand­per­son­al und den Hostessen in Ren­nanzü­gen am Stand posten. Das hat ins­ge­samt einen Anteil von cir­ca 30 Prozent ausgemacht.

User generated Content mit dem Formel-E-Race-Simulator

Und dann gab es ja noch eine ganz beson­dere Aktion?

Tat­säch­lich hat­ten wir einen echt­en Formel-E-Race-Sim­u­la­tor vor Ort. Im Vor­feld haben wir ein Gewinn­spiel aus­gelobt, für das sich die Teil­nehmer vorher oder auf der Messe direkt anmelden kon­nten. Im Sim­u­la­tor haben die Teil­nehmer vor dem Ren­nen als Good­ie ein Bild von sich im Cock­pit erhal­ten. Das kon­nten sie auf der Messe-Land­ing­page down­load­en und dann in ihre sozialen Net­zw­erke teilen.

Der Clou: Dadurch kon­nten Fans und Fol­low­er via Fan­Boost wie in der richti­gen Formel‑E die Zeit „ihrer“ Fahrer verbessern. Die drei Fahrer mit den meis­ten Stim­men bekom­men während des Ren­nens einen Geschwindigkeitss­chub. Der Haupt­sieger beim Con­test durfte sich über ein großes iPad freuen. Die Aktion kam sehr gut an und der Sim­u­la­tor war immer sehr gut besucht. Ins­ge­samt haben ca. 300 Messebe­such­er bei dem Spiel mit­gemacht, was uns eine große Reich­weite und eine Menge User gen­er­at­ed Con­tent beschert hat.

Die Planung startete ein Jahr vor der electronica 2016

Welche Erfolge habt ihr erzielt und wie habt ihr sie gemessen?

Über den Dien­stleis­ter Radios­phere und das Tool Talk­walk­er hat­ten wir ein Event-Mon­i­tor­ing aufge­set­zt. Wir haben tage­sak­tuelle Mon­i­tor­ing-Dash­boards bekom­men und laufend geprüft, wo wir ste­hen, wie wir per­for­men und was wir eventuell verbessern müssen. 2016 sind wir mit unseren Twit­ter-Aktiv­itäten auf Platz 1 unter den aktivsten Marken der Messe gekom­men. Auch alle anderen Chan­nels waren jew­eils unter den Top Fünf ger­ankt. Gemessen wurde zum einen unsere Aktiv­ität, zum anderen aber auch das Engage­ment der User mit unseren Inhal­ten. Auch die Tonal­ität wurde geprüft – über uns gab es nur pos­i­tive und neu­trale Äußerungen.

Hat­tet ihr bei der ganzen Aktion Dien­stleis­ter mit an Bord?

Wir haben die Dig­i­tal-Agen­tur Camao mit dabeige­habt. Sie hat uns kom­plett beim The­ma Bewegt­bild­kom­mu­nika­tion und beim Race Sim­u­la­tor unter­stützt – von der Konzep­tion bis zur Betreu­ung vor Ort. Die Live-Pro­duk­tion lief über unseren Messe­bauer. Die Social Media Kom­mu­nika­tion vor Ort haben wir über unser eigenes Team abgedeckt.

Eine aufwändi­ge Kom­mu­nika­tion mit vie­len Beteiligten. Wann habt ihr ange­fan­gen, die Messe vorzubereiten?

Ein Jahr vorher. Generell sehe ich es so, dass die dig­i­tale Kom­mu­nika­tion so früh wie möglich in die Pla­nung mit ein­be­zo­gen wer­den sollte. Ich war von Anfang an in unserem inter­nen Pla­nungs­gremi­um mit dabei. Bei der Vor­bere­itung hat mir natür­lich auch die Erfahrung von der elec­tron­i­ca 2014 geholfen. So kon­nte ich sehr viele Ideen zum Stand­konzept mit ein­brin­gen, die dann auch umge­set­zt wur­den. Ich habe z.B. die Vide­owall und die Bewegt­bild­pro­duk­tion gefordert und durchge­set­zt. Let­ztlich habe ich dann nicht nur die Social Media, son­dern einen großen Teil der Messekom­mu­nika­tion über­nom­men. Dazu gehörte auch die Pro­duk­tion von täglichen Messe­jour­nalen. Durch die pos­i­tiv­en Erfahrun­gen auf der Messe sind wir mit dem Mar­ket­ing übri­gens richtig gut zusammengewachsen.

Drei Erfolgstipps: Gut planen, spontan sein, eng abstimmen

Gab es auch Pan­nen, aus denen ihr etwas gel­ernt habt?

Ja, beispiel­sweise war mein Kalen­der – als Über­sicht der gesamten Kom­mu­nika­tion­sak­tiv­itäten – für die Messe defin­i­tiv zu voll­gepackt. Manche Aktio­nen wie Inter­views haben oft ein­fach länger gedauert, als geplant – auch wenn wir Texte oder Mod­er­a­tionskarten vor­bere­it­et hat­ten. Nicht jed­er kommt pünk­tlich oder ist ein Profi vor der Kam­era. Manche Brief­in­gs funk­tion­ieren auch nicht so, wie man sich das vorher denkt. Hier hil­ft sich­er noch mehr Abstim­mung im Vorfeld.

Was sind deine drei Empfehlun­gen für eine erfol­gre­iche Social-Media-Kom­mu­nika­tion bei Events?

Erstens: 70 bis 80 Prozent der Con­tent-Pla­nung und ein Brief­ing soll­ten vorher ste­hen – das bet­rifft beispiel­sweise das Anteasern von Präsen­ta­tio­nen oder die Vor­bere­itung von Interviews.

Zweit­ens: Die Spon­tan­ität nicht vergessen. Eine gute Pla­nung und Insze­nierung der Messe ist zwar aus­ge­sprochen wichtig. Aber bei aller Insze­nierung soll­ten die Inhalte authen­tisch rüberkommen.

Drit­tens: Die Abstim­mung aller Beteiligten vor Ort ist wichtig. Beim Mor­gen-Brief­ing haben wir die Auf­gaben verteilt. So wusste jed­er, was wann zu tun war. Auch mit dem abendlichen Debrief­ing beim Essen haben wir gute Erfahrun­gen gemacht. Man wächst ein­fach zusammen.

Last but not least: Auch, wenn es stres­sig ist: Bleibt cool! Das ist nicht immer leicht. Ger­ade wenn die Geschäft­sleitung daneben­ste­ht. Aber es ist wichtig und hil­fre­ich, trotz der ganzen Hek­tik und Emo­tion­al­ität Ruhe und Sou­veränität auszustrahlen.

Vie­len Dank für das Gespräch, Christopher!

Das Inter­view mit Christo­pher zeigt: Mit ein­er Twit­ter­wall ist es nicht getan, wenn man eine erfol­gre­iche dig­i­tale Live-Kom­mu­nika­tion auf Events anstrebt. Vielmehr ist eine gründliche Pla­nung im Vor­feld die halbe Miete. Teil­weise müssen dabei auch Kom­pe­ten­zen inte­gri­ert wer­den, die in vie­len Unternehmen noch im Auf­bau sind – etwa bei der Live-Kom­mu­nika­tion über Videos. Auch ein gutes Team­work ist bei ein­er inten­siv­en Zusam­me­nar­beit über mehrere Tage und mehr oder weniger rund um die Uhr unerlässlich.

Die täglichen Messe­jour­nale der Würth Elek­tron­ik eiSos Gruppe zur elec­tron­i­ca gibt es auf Youtube.

Wie sich Influ­encer Rela­tions erfol­gre­ich in die Messe-Kom­mu­nika­tion ein­binden lassen, erfahren Sie in meinem Beitrag auf dem Fam­ab Blog.

Bilder: Würth Elek­tron­ik eiSos Gruppe