Checkliste: Sieben Erfolgstipps für interne Communities

Unendlich lange E-Mails mit riesigen Verteilern, veraltete, unübersichtliche Intranets, restriktive Home-Office-Regelungen, zu viele Meetings. Nicht gerade die Art, wie jüngere Mitarbeiter gerne arbeiten. Ob Informationsbeschaffung, Arbeitsorganisation oder Meinungsbildung. All das ist für „Digital Natives“ (aber längst nicht mehr nur für diese Gruppe!) ohne zeitgemäße Tools wie beispielsweise interne Communities undenkbar. Wenn Unternehmen es bislang nicht für nötig gehalten haben, ihre Arbeitskultur zu modernisieren, wird diese Erwartungshaltung nun verstärkt von außen an sie herangetragen.

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Technik contra kulturelle Hürden

Es mangelt nicht an leistungsfähigen Community-Lösungen, die einen besseren Informationsaustausch und mehr Transparenz im Unternehmen begünstigen. Dennoch wagen es immer noch vergleichsweise wenige Unternehmen, in der internen Kommunikation neue Wege zu gehen.

Diejenigen, die sich auf den Weg machen, merken schnell: Technik allein macht nicht social. Nicht nur interne Stakeholder wie Betriebsräte erschweren manchmal die Einführung neuer Kommunikationsformen im Unternehmen. Häufig sind es auch die (älteren) Mitarbeiter, die diese Neuerungen mit Argwohn sehen.

„Ich habe schon so genug zu tun! Was soll ich da reinschreiben? Sehen dann alle meine Kommentare? Wird mein Chef nicht sagen, dass ich meine Zeit nicht verschwenden soll?“ Alles Bedenken, die ich gerade bei einem großen Konzern höre, den ich beim Aufbau und Management einer internen Community berate. Dabei haben sich einige Best Practices herauskristallisiert, die sich auch auf Corporate Blogs und auf Auftritte im Social Web übertragen lassen.

Sieben Erfolgstipps für eine lebendige interne Community

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Checkliste für mehr Erfolg mit internen Communities

1. Wandel lässt sich nicht verordnen: In einem ersten Schritt müssen Ängste und Vorbehalte von Mitarbeitern anerkannt und gezielt abgebaut werden. Das habe ich auch bei einem renommierten IT-Anbieter erlebt, dessen Mitarbeiter sich partout nicht für das eigene Unternehmensblog erwärmen konnten. Erst eine gezielte interne Informationskampagne konnte die Situation verbessern.
2. Inspiration vom Mitbewerb: Wie machen es die anderen? Positive Praxisbeispiele, am besten von der Konkurrenz, können Wunder wirken und konkrete Anregungen geben, wie sich die eigene Arbeitskultur transformieren lässt. Besonders bei Entscheidern, die die Notwendigkeit für Veränderungen in der Kommunikation nicht sehen wollen.
3. Die Chefetage hat eine Vorbildfunktion: Es nützt wenig, wenn sich ein Manager den Aufbau einer internen Community wünscht und diese dann nicht aktiv unterstützt. Die Erfahrung in punkto Akzeptanz zeigt: Führungskräfte sollten bei der Nutzung von neuen dialogischen Medien im Unternehmen mit guten Beispiel vorangehen.
4. Early Adopter aktiv mit einbinden: Mitarbeiter, die eine offene, partizipative Arbeitskultur leben, statt auf das alte „Wissen-ist-Macht-Denken“ zu setzen, sind wertvolle Vorbilder für ihre Kollegen. Deshalb sollten sie entsprechend gelobt, hervorgehoben und incentiviert werden – auch wenn dieses Verhalten nicht explizit in ihren Zielen gefordert ist.
5. Die Community aktiv managen: Auch das Management einer internen Community ist ein Balanceakt. Einerseits sollte man vermeiden, dass die verantwortlichen Community Manager alle anderen „bespaßen“ und sich sonst niemand einbringt. Anderseits sind inhaltliche Impulse und die Moderation des Austauschs gerade in der Startphase sinnvoll und nützlich.
6. Für einen hohen Nutzwert sorgen: Die schickste Community nutzt nichts, wenn sie von den Kollegen als ein weiterer Kanal empfunden wird, der noch mehr Arbeit bringt. Die Frage lautet also: Wie lässt sich durch die Community eine Optimierung der Arbeitsprozesse erreichen? Ein möglicher Ansatz: Relevante Arbeitsdokumente wie Protokolle sind NUR in der Community zu finden und können dort auch gemeinsam bearbeitet werden.
7. Virtuell und live kombinieren: In der neuen Community soll ein bereichsübergreifender Austausch stattfinden? Hier hat es sich bewährt, auch im „echten Leben“ genügend Raum für den Aufbau einer informellen Gruppe mit gemeinsamen Interessen zu schaffen. So setzt sich der Dialog wie von selbst und nicht „aufgezwungen“ in der Community fort.

Wie geht eigentlich gutes Community Management? Hier erfahrt ihr mehr.

Die interne Kommunikation im digitalen Wandel ist auch Thema im Buch „Erfolgsfaktor Mitarbeiterintelligenz“, das Roland Panter und Gabriele Kottlorz herausgegeben haben.

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